文章には2種類ある

文章には、表現することに重きを置いた芸術的文章（小説や詩など）と、情報伝達手段としての実用的文章（レポートや論文など）の2種類があります。
ここでは情報伝達手段としての実用的文章のコツを学びます。
表現することに重きを置いた芸術的文章（小説や詩など）は、はっきり言って才能が必要です。その一方で情報伝達手段としての実用的文章は、才能ではなくトレーニングが必要です。
文章の書き方は、人それぞれ流儀があります。最終的には、自分で書いていくうちに習得するべきものです。よって、ここで私が紹介するやり方は、あくまでも「ひとつの例」です。
参考書は『伝わる・揺さぶる！文章を書く』（PHP新書，山田ズーニー著）ほか、です。

話の要点

機能する文章を目指す
７つの要件で想いは伝わる
ちょっとしたコツ

機能する文章とは？

目指すゴールを確認する

何のために書く文章かはっきり自覚する

伝わる文章　7つの要件

相手から自分はどう見られているか？自分のメディア力
一番言いたいことは何か？意見
なぜそう言えるのか？論拠
だれが、どうなることを目指すのか？目指す結果
どんな問いに基づいて話しているか？論点
相手から見たら自分の言っている事は何か？相手にとっての意味
自分の根っこにある想いは？根本思想

サンプル（留学生対象の「日本事情１」での課題）：

あなたの後輩である女子高校生が、今度初めて日本で生活をして、日本の大学をめざすことを希望しています。
でも、日本は地震が多いので生活に不安を持っているし、彼女のご両親も心配しています。具体的に手紙で、アドバイスをしてあげてください。

相手から自分はどう見られているか？自分のメディア力 同郷の尊敬されている先輩
一番言いたいことは何か？意見 後輩が日本で大学生活を送ることに賛成または反対
なぜそう言えるのか？論拠 自分が日本で生活してみた実感
目指す結果は何か？目指す結果 後輩がより良い進路選択ができるように、情報を与える
どんな問いに基づいて話しているか？論点 日本での大学生活に興味はあるけれど、地震が多いことへの不安
相手から見たら自分の言っている事は何か？相手にとっての意味 経験者の実感
自分の根っこにある想いは？根本思想 後輩のために自分の経験を役立ててもらいたい

相手から自分はどう見られているか？自分のメディア力

他人から見たときの自分の信頼性や影響力のこと

自分のメディア力が足りないと感じたら、
話の冒頭に自己紹介をする、挨拶を工夫して、話を聞いてもらえるように信頼を勝ち取る努力をする。
論拠となる資料を多くそろえる。
相手に信頼されている人に代わりに伝えてもらう。
（子供が買ってほしいものがあるとき母親から父親に話してもらうなど）

あたまならし：
自分が彼女とデートで行ったレストランの説明をする場合、友人Ａと友人Ｂのどちらに話した方が情報が効果的に伝わるでしょう？
友人Ａ：先日彼女ができたばかり。食事に誘いたいが、お店選びで迷っている。
友人Ｂ：先日彼女に振られたばかり。しかも彼女にはすでに新しい彼氏がいるらしい。

一番言いたいことは何か？「意見」

意見とは、自分が考えてきた「問い」に対して、自分が出した「答え」である。

文章を書き始める前に「意見」を明確にする。

なぜそう言えるのか？「論拠」

相手が納得する論拠があるのか？

具体例をあげて整然と述べる

目指す結果は何か？「目指す結果」

望む結果を意識する

自分は今何を書いているのか？書こうとしているのか？
だから、何なのか？それは読み手にとってどんな意味があるのか？
読み手にどうなってもらいたいのか？そのためにどう書けばよいのか？
レポート課題であれば、教員は学生に何を要求しているのか？

ケーススタディー
Aさんはベテランの技術者です。Aさんは新設工場に技術リーダーとして配属されることになっていました。 ところが、新しい工場では、違う分野から転職してきた経験の浅い人を工場長が技術リーダーにしました。 工場長に私がリーダーになることになっていたはずだと言っても聞いていないと取りあってもらえません。 人事担当者に言ったら、人事権は工場長にあると言われて相手にしてもらえませんでした。 そこで、Aさんは会社の人事部長に抗議の手紙を書くことにしました。

人事部長に何が言いたいのか「問い」を立てて整理する
まず、思いつく限り問いをあげてみる
あげた中で優先度の高いものを選び出す<
その問いについて自問自答を繰り返す

この場合の「問い」と「答え」
自分は結局どうなったら満足なのか？ →　ぜひ私を技術リーダーにしてほしい
適正な人事が行われなかった原因は何か？　→　自分のキャリアを伝えたい
誰に意見をすべきか？　→　人事ではなく工場長

Ａさんの場合は、「工場長あてに、自分が技術リーダーになりたいという意志と、その根拠として自分のキャリアを伝えたい」という、望む結果に基づいた自分の意見がはっきりした。

どんな問いに基づいて話しているか？「論点」

「論点」とは文章を貫く「問い」のこと。

読み手と書き手が問題意識を共有できれば、論点がかみあっている。 　　　

ケーススタディー：
就職活動の自己推薦状を学生であるDさんは書こうとしています。 Dさんは学生時代にバンド活動に熱心に取り組んできました。 そこで、「音楽への情熱ならだれにも負けません！」という趣旨の自己アピールを書きました。

採用担当者が見たいもの「志望者は仕事へのどんな適正があるのか？」
Dさんが言っていること「わたしはいかに音楽を愛しているか！」

論点がかみ合っていない
論点を変える
とは言うものの
音楽以外のことは、音楽ほど自分をアピールできないのだから不利。

論点を修正して再度アピールする
「私はいかに音楽を愛しているか！」 音楽で培った私の資質（メンバーとの協調性やリーダーシップ、ライブでの企画力など）は、仕事にどう生かせるか

相手から見たら自分の言っている事は何か？「相手にとっての意味」

正論はなぜ通じないのか？
正論を言うとき、自分の目線は、必ず相手より高くなっている
相手は正しいことだからこそ傷つき、正しいから拒否もできず、すぐに自分を変えることもできず、
自分を傷つける相手だと警戒する
たとえ正しくても聞く耳を持たない

カラスは白い
自分のメディア力が下がっていると感じたら議論をしても無駄
自分の根本思想を見直し、共感を得られるポイントを探す
こちらにかなりの寛容さと忍耐が必要なので議論を打ち切り頭を冷やす時間をとる
お互いに信頼できる人を見つけてアドバイスをもらう／仲介を頼む

自分の根っこにある想いは？「根本思想」

自分が言葉を発しているとき、根っこにある想いは何か？
自慢、尊敬、恨み、感謝、妬み、、、→嘘は人を動かさない
自分のメディア力の回復に勤める
自分の信頼性を回復し、話を聞いてもらえる状態を作る
自分の言いたいことを伝える
細かい確認をする

ちょっとしたテクニックとして

文章の書き出しを論点にする。
上司と部下の関係はどうあるべきか私の意見を述べたいと思います。
文章の終わりを論点に対する答えにすると、締まる。
上司と部下の関係は、開かれた対等なものであるべきだと私は考えます。

効果的な文章

読み手の特定
読み手が必要としている情報の特定と整理
その情報を最も効果的に伝達するための文章構成
効果的に伝達するための文章作成

実際に文章を書く手順例

総論を書く
構成をパラグラフ単位で考える
各パラグラフの要約文を考える
要約文に基づいて展開する
総論を見直す
情報が既知から未知へ流れているか確認する
スタイルが守られているか確認する
一文で一つのポイントだけ述べているか確認する
時間を空けて見直しをする

パラグラフの構成

メンタルモデルを崩さない構成にする
メンタルモデルの例。この予測を裏切らずに展開すること。

「第1の原因は」の直後には原因が説明される。
第1の原因の説明の後に「第2の原因は」と続き第2の原因が説明される。

日ごろの心掛け・思いつくままに

自分で考えたこと、他人から聞いたこと、一般的な事実、はきちんと分ける。
情報の出どころも明記すると良い場合が多い。
的確な接続詞を使う。
「い（ら）れる」「して（い）く」などの若者の話し言葉は、書面ではまだ不適切。
文章、電子メールなどは出す前に他人の目でもう一度読み返す。
文と文、パラグラフとパラグラフをつなぐ言葉を入れる
主張は直接的に表現する
主張には根拠とデータが必要
具体的な単語を使う
なるべく肯定で表現する
修飾語が適切か注意をする
読点を正しくうつ
文末は端的に言い切る
正しく注意表示する
用語は統一する（特に同じものを示す日本語と外来語をまぜこぜにしない）
内容のわかるタイトルを付ける
主語と述語を呼応させる
文体を統一する（～だ、と～ですを混ぜない）
同じ言い切りを繰り返さない（ちょっと高度なワザ）
事実と意見は区別する（絶対に必要な常識）

あとは・・・

たくさん考えながら書くこと（実用文章は慣れの部分も大きいです。芸術的文章は別です。）
他の人に見てもらうこと。これは意味が通じるかのチェック
見てくれる人がいない場合は書いた文章を３日ほど放置して頭の中をクリアにし、自分で音読すること。（耳は他人の役目）
読みにくい文章は伝わりません。